Правила та особливості ведення ділових переговорів

Щоб встановити позитивні взаємини з партнерами, важливо дотримуватися не тільки правових основ. Один із секретів успіху – ведення переговорів з дотриманням встановлених звичаїв і правил. Всі ці норми ділового етикету вироблялися протягом багатьох років. І нехтувати ними в середовищі ділових людей та дипломатів не прийнято.

Ділові перемовини

Кожна людина час від часу бере участь в переговорах – ходить на співбесіди при пошуку роботи, укладає договори, продає товари або домовляється про надання послуги. Завдання переговорів – обмінятися думками і домогтися запланованого результату.

Незалежно від того, на якому рівні ведуться переговори, будь то обговорення робочих питань начальника з підлеглим, зустріч партнерів по бізнесу або навіть глав держав, в діловому етикеті передбачено три основних етапи ведення переговорів:

  • підготовка;
  • переговорний процес;
  • досягнення згоди.

підготовка переговорів

Успіх переговорного процесу в значній мірі визначається його підготовкою.

До неї відносяться як організаційні, так і змістовні складові. Оскільки спірні ситуації нерідко виникають і в побутовій, і в діловій, і в міждержавної сфері, питання дотримання етикету завжди залишаються актуальними. Порушення встановлених норм спричиняє негативні наслідки.

Для того щоб не допустити помилок, варто враховувати, що етикет ділових зустрічей і переговорів вимагає від учасників переговорів ввічливості і тактовності, дотримання дрес-коду, а також позитивного настрою і доброзичливості. Ініціативу повинна проявляти приймаюча сторона. Початок бесіди, заповнення незручних пауз, загальне керівництво бесідою – її прерогатива. До гостей необхідно відноситься як до партнерів, а не ворогів.

Визначення місця і часу

Діловий етикет вимагає, що дата і точний час переговорів було обговорено її учасниками заздалегідь. Погодивши їх з партнером, не можна спізнюватися. Це створює негативний імідж і демонструє неповагу. Якщо уникнути запізнення з яких-небудь причин уникнути не вдалося, необхідно принести вибачення.

Призначати робочі переговори рано вранці або в пізній час, а також під час обідньої перерви не варто. Кращим вибором вважається перша половина дня. Крім того, серйозні ділові зустрічі зазвичай не призначають в останні тижні року, коли багато хто зайнятий підбиттям підсумків роботи і фінансовими питаннями. Місце зустрічі, наприклад, в неофіційній обстановці або в переговорній офісу, вибирається таким чином, щоб воно відображало загальну концепцію.

Збір і аналіз даних, необхідних для переговорів

Підготовка до переговорів вимагає всебічного вивчення їх теми.

Досвід свідчить про те, що крім місця і часу зустрічі необхідно продумати склад і кількість учасників з обох сторін, питання і альтернативи, документи та роздаткові матеріали (каталоги, зразки товарів, рекламні матеріали і т.п.), зустріч і проводи, частування і презенти для учасників.

Збір і аналіз даних

За етикетом кількість учасників зустрічі з кожної зі сторін, а також їх статус повинні відповідати принципу пропорційності. Кожна делегація повинна мати голову – людини, який приймає остаточні рішення.

Напередодні зустрічі варто продумати, які інформаційні матеріали можуть виявитися корисними, так щоб важлива інформація в друкованому вигляді завжди була під рукою у кожного учасника. Проекти договорів також необхідно готувати завчасно.

Складання плану переговорів, визначення мети

Етикет ділових переговорів передбачає не тільки вирішення організаційних моментів, але і опрацювання змістовної сторони.

Перш за все, необхідний ретельний відбір відомостей, визначення основних проблем і шляхів досягнення угод. Готуючись до переговорів, доцільно скласти список інтересів обох сторін, розподіляючи їх від найважливіших до менш суттєвих.

Варто вибрати найбільш підходящий варіант ведення переговорного процесу, а також план дій на випадок невдачі. Це підвищує шанси продовжити обговорення проблеми в майбутньому.

Нарешті, в ході підготовки треба визначити проблеми, спробувати розібратися в них. Наприклад, готувати нову угоду можна довго, проте рішення про її ув’язнення необхідно приймати швидко і негайно реалізовувати. План ділової зустрічі повинен максимально охоплювати актуальні питання, не обмежуючись встановленням часу і місця переговорів.

Ведення переговорів

Ведення ділових переговорів укладається в наступну схему:

  1. початок зустрічі;
  2. обмін інформацією;
  3. аргументація і контраргументация;
  4. пошук і прийняття рішення;
  5. завершальна частина.

Успішність цього процесу визначається умінням співрозмовників задавати питання і чути відповіді, а також дотриманням норм ділового етикету. Всі учасники зустрічі повинні бути точними, чесні, коректні і тактовні.

Подання і розсадження гостей

Всі члени приймаючої сторони до призначеного часу обов’язково збираються в підготовленому для переговорного процесу приміщенні. За зустріч гостей зазвичай відповідають співробітники, які не беруть участі в заході.

Першим вітає присутніх і представляється глава приймаючої делегації, потім – керівник делегації гостей. Потім господар пропонує всім зайняти місця. Він же першим робить це. Решта учасників розсідаються, орієнтуючись на розставлені таблички. Найчастіше обидва розташовуються навпроти один одного, в центрі. Представники кожної делегації розміщуються уздовж свого боку довгого столу.

Після того, як всі учасники переговорів зайняли місця, лідер приймаючої сторони може почати представлення своєї команди. Після цього, згідно з ділового етикету, чергу переходить до глави гостей.

Якщо на зустрічі присутні менше десяти учасників, відбувається обмін. Кожен вручає свою картку того, хто розміщується навпроти.

Визначення переліку питань та формування порядку денного

Початок і ведення бесіди – обов’язок керівника приймаючої сторони. Його ж завдання – недопущення тривалих пауз, які можуть бути невірно витлумачені як сигнал до завершення бесіди.

За етикетом, приступати до обговорення проблеми з місця в кар’єр не слід. Спочатку прийнято обмінюватися фразами на абстрактну тематику. Наприклад, можна відзначити вже наявний досвід плідної співпраці або хоча б поговорити про погоду. А таких тем, як релігія, національні питання, спортивні уподобання, краще не торкатися. Вони можуть стати причиною розбіжностей. Потім глава господарів переходить до основної теми переговорів, може давати слово іншим учасникам, експертам.

Діловий етикет передбачає протоколювання зустрічі. Для цього застосовуються або запис на диктофон. Але для її ведення необхідно проінформувати обидві сторони і отримати їх схвалення.

Обговорення спірних питань

Переговорні процеси не завжди закінчуються успішно, інтереси учасників часто не збігаються. Сторони можуть не дійти згоди щодо основної теми обговорення або ж приватних пропозицій і тез. В цьому випадку домовляються про наступний раунд переговорів, щоб взяти паузу і продовжити пошук варіантів вирішення по кожній задачі.

При виникненні спірних питань етикет вимагає зберігати і спокій.

завершення переговорів

В кінці зустрічі необхідно трохи розрядити атмосферу. Після завершення офіційної частини заходу керівник приймаючої сторони може запропонувати зняти піджаки. але ініціатива закінчення переговорів повинна залишатися за лідером гостей.

досягнення угод

Досягнення угод на зустрічі

Обговорюючи те чи інше рішення проблеми, учасники переговорного процесу прагнуть до досягнення конкретних результатів. Будь-які договори і угоди можуть прийматися тільки в рамках так званого переговорного простору. Це ті допустимі рішення, на які можуть погодитися опоненти.

Досягнення угод може здійснюватися на основі прийняття рішень наступних типів:

  • компромісного – припускає взаємні поступки;
  • асиметричного – при якому поступки одного боку істотно перевершують поступки опонентів;
  • принципово нового – максимально влаштовує обидві сторони.

Підводимо резюме зустрічі

Ділові зустрічі, як правило, завершуються прийняттям того чи іншого рішення. Етикет переговорів вимагає, щоб воно було закріплено документально. Уповноважені представники обох сторін підписують підсумкові документи і отримують свої екземпляри.

За підсумками зустрічі обов’язково складається письмовий звіт. Його можна відправляти партнерам для затвердження.

Всі досягнуті угоди повинні дотримуватися, незалежно від того, чи були вони усними або письмовими. Найважливіше правило ділового етикету – тримати дане слово.

Аналіз підсумків переговорів

Переговори вважаються завершеними лише тоді, коли їх результат повноцінно проаналізовано, вжито всіх заходів для виконання угод, а також зроблені висновки, які допоможуть підготуватися до наступних заходів.

Аналіз проводиться для того, щоб порівняти мета переговорів і їх кінцевий результат, визначити ті дії, які випливають з результатів.

Іноземні партнери - нюанси ведення переговорів

Іноземні партнери – нюанси ведення переговорів

Щоб досягти взаєморозуміння з, важливо чітко дотримуватися загальноприйнятих норм ділового етикету, а також знати національні риси і психологію поведінки. Для цього, готуючись до заходу, необхідно ознайомитися з культурою країни, звідки приїжджають гості.

Наприклад, переговори з іноземними партнерами з вимагають максимально прямого діалогу, натяки вони сприймають як нечесність або невпевненість. В етикеті мовчання часто цінується вище, ніж сказане слово. Тому японці залишають пропозиції недомовленими до тих пір, поки точно не переконаються, як їх сприйме співрозмовник.

Ссылка на основную публикацию