Секретар керівника: зовнішній вигляд і обов’язок по етикету.

Секретар – обличчя компанії. До керівника приходить безліч відвідувачів, від співробітників компанії до ділових партнерів. І першим, кого вони зустрічають, буває секретар керівника. Отже, знання і виконання правил ділового етикету – його основна обов’язок.

етикет секретаря

Секретар і керівник

  1. Секретарю необхідно чітко знати свої обов’язки і повноваження, володіти високим рівнем компетенції. Це допоможе вирішувати багато питань самостійно при відсутності керівника.
  2. Потрібно чітко, вчасно і без помилок виконувати доручення.
  3. Професійний секретар, дотримується етикет, не допускає фамільярності в спілкуванні з керівником і звертається до нього суворо на «Ви».
  4. Бажано проявляти тактовне увагу і ненав’язливо піклуватися про свого керівника, наприклад, подати улюблене кави.
  5. Планувати робочий день керівника. Бути в курсі робочих звичок і переваг начальника: як рано приходить, у скільки і з ким обідає, як любить відпочивати.
  6. Стежити за подіями в особистому житті начальника, наприклад: нагадувати про Днях народження його родичів, ювілеях, інших значущих датах.
  7. Неприпустимо критикувати шефа при сторонніх і обговорювати його вчинки з колегами.
  8. дотримуватися конфіденційності

секретар наливає каву шефу

Секретар на робочому місці

Привітання

Звичайно ж, будь-який відвідувач приймальні вітається доброзичливою посмішкою. Але для секретаря є додаткове правило – свого керівника або керівника вищого рангу, а також почесних гостей необхідно, встаючи з-за робочого столу. Першою подавати руку для рукостискання не слід, але відповідати на потиск потрібно обов’язково твердо, впевнено.

Якщо відвідувач прийшов вперше, і Ви його не знаєте, ввічливо попросіть його представитися і з’ясуйте за яким він питання.

За етикетом уявити гостей керівнику необхідно повно з ім’ям, по батькові і описом ділового питання.
Якщо керівник доручив пригостити відвідувачів чаєм, кавою, поцікавтеся, що вони вважають за краще.

Зовнішній вигляд відповідно до етикету

Зовнішній вигляд секретаря повинен строго відповідати ділового етикету, це включає в себе і одяг, і культуру мови, і поведінку.

зовнішній вигляд відповідно до ділового етикету

Одяг

У багатьох фірмах існує свій. Якщо ж його немає, то слід вибрати строгий діловий стиль.

  • Слід надавати перевагу костюми, брючні або зі спідницею, але допустимі і сукні – однотонні, суворого фасону.
  • Не припустима провокує, що облягає, занадто коротка або вузький одяг.
  • Звичайно, не варто приходити на роботу в джинсах, спортивному одязі, саморобному трикотажі.
  • Колірна гамма костюма повинна складатися не більше ніж з трьох кольорів неяскравих кольорів. Небажані абстрактні або геометричні малюнки.
  • Відповідно до етикету жінка на роботі повинна бути в колготках або панчохах.
  • Взуття закрита, класична. Без блискучих, вигадливих прикрас.

Пам’ятайте, що одяг повинен бути не тільки красивою і охайним, а й зручною, в якій ви будете почувати себе впевнено і комфортно.

Прикраси та аксесуари

Не перестарайтеся з прикрасами. Діловий етикет допускає не більше трьох прикрас разом, наприклад, сережки, ланцюжок і браслет. Недоречно будуть різні обручі, бантики, кольорові гумки тощо.

Аксесуари підібрати відповідно костюму:

  • елегантна сумочка,
  • ремінець вузький або середньої ширини, натурального кольору шкіри, чорний, бежевий. Ніяких орнаментів і декоративних пряжок.
  • якщо ви носите окуляри, то вибирайте класичну оправу.
  • НЕ електронні з шкіряним ремінцем,
  • телефон. Чохол не яскравого забарвлення, особливу увагу зверніть на рингтон. Не варто ставити гучний, вульгарний дзвінок.
  • Організатор з гарної шкіри корпоративного стилю з логотипом фірми покаже вашу повагу до своєї компанії.

зачіска

У діловому стилі волосся повинне бути зібрані, зачіска сувора, але елегантна. Неприпустима неохайність, брудні, посічене волосся, фарбують корені.

макіяж

  • Макіяж обов’язковий, але стриманий, натуральний.
  • Манікюр. Довжина нігтів – середня. Лак спокійних тонів.

парфуми

Дуже обережно підбирайте аромат парфумів або туалетної води, щоб він не дратував колег або відвідувачів своїм різким, насиченим запахом.

Будь готовий

  • Навіть якщо у вас чудова пам’ять, все ж бажано завжди мати при собі гарний щоденник для запису наказів і вказівок керівника.
  • Завжди при собі повинні бути ручка і олівець.

олівець і ручка повинні бути завжди під рукою

Етикет спілкування секретаря по телефону

В основному секретарю доводиться спілкуватися з клієнтами по телефону, що вимагає знання. Пропонуємо кілька важливих моментів і правил.

Дзвонять Вам:

  1. Трубку знімати після першого або другого дзвінка.
  2. Назвіться, будь назвавши своє ім’я і посаду.
  3. Обов’язково запам’ятайте ім’я, по батькові абонента (або запишіть) і звертайтеся далі до нього саме так.
  4. Яким би не був предмет розмови, тон повинен бути доброзичливим, в голосі звучати зацікавленість і увагу.
  5. При необхідності перервати розмову по важливої ​​причини, попросіть вибачення і уточніть, коли і куди можна буде передзвонити.
  6. Якщо вам поставили запитання, відповіді на який ви не знаєте, то чесно повідомте про це. Пообіцяйте з’ясувати необхідну інформацію і домовтеся про наступне розмові.
  7. Не проявляйте нетерпіння, що не виявляйте бажання швидше закінчити розмову.

Телефонуйте Ви:

  1. Виберіть зручне для співрозмовника час дзвінка.
  2. Чітко сформулюйте мету дзвінка.
  3. Попередньо підготуйте необхідні матеріали, план розмови і ключові слова.
  4. Уникайте довгих монологів.
  5. Ведіть запис основних результатів розмови.
  6. Результатом повинні бути конкретні домовленості.

Організація нарад згідно ділового етикету

При організації необхідно підготувати необхідні документи, розмножити і роздати їх учасникам наради. Про необхідність буклетів, графіків і інших демонстраційних засобів потрібно з’ясувати заздалегідь і подбає про це.
Учасників секретар зустрічає перед входом і видає необхідні документи та канцелярське приладдя, і пропонує пройти до потрібного місця. Також на секретарі лежить обов’язок організувати напої та / або закуски.

Прийом відвідувачів секретарем з етикету

  • Час прийому потрібно заздалегідь узгодити так, щоб це було зручно як для відвідувача, так і для керівника.
  • Керівника необхідно заздалегідь довести до відома про тему питання, яке обговорюватиметься під час прийому відвідувача.
  • Коли відвідувач приходить без попередньої домовленості, секретар вирішує, направити його до керівника або записати на прийом в інший раз.
  • Хороший секретар чітко знає структуру свого підприємства, розподіл обов’язків і питань між керівними працівниками. І якщо відвідувач прийшов на прийом до керівника з питанням, що знаходяться в компетенції іншого співробітника, то з етикету секретар повинен направити відвідувача до обличчя, найбільш компетентному у вирішенні цього питання.
  • Після закінчення бесіди секретар робить запис про результати бесіди і отримує від керівника вказівки і накази.
  • Керівника може не виявитися на робочому місці в призначений відвідувачеві час, і тоді за правилами етикету необхідно вибачитися за відсутність керівника і пояснити причину. Далі призначити інший час, або направити до іншого компетентного співробітника.
  • Коли очікується прибуття іноземної делегації, необхідно подбати про присутність перекладача.

прийом відвідувачів

Ділове спілкування секретаря із співробітниками компанії

  1. Повага до старших колег
  2. Підтримувати рівні, виключно ділові стосунки
  3. Виключити фамільярність і панібратство
  4. Бути попереджувальним і стриманим
  5. Зважувати свої висловлювання, чітко розуміти коло допустимих для обговорення тем і питань

висновок

Секретар – це високоорганізована професіонал, найближчий помічник керівника, здатний самостійно приймати рішення, від якого очікують ввічливість, лояльність, ініціативність і розсудливість.

Ссылка на основную публикацию