Види, приклади написання запрошень на офіційний захід

Організація будь-якого ділового заходу вимагає попередньої підготовки з боку його організаторів. Завчасна відправка запрошення його учасникам – це обов’язкова умова, виконання якого забезпечує присутність всіх зацікавлених осіб і їх участь в запланованій програмі.

Приходьте на бал

Що повинно містити запрошення

Офіційний ангажемент дозволяє проінформувати всіх учасників про те, який захід відбудеться, і містить інформацію, на підставі якої адресат може визначитися, чи цікаво йому цю пропозицію, чи готовий він прибути на зустріч.

Як правило, офіційний ангажемент створюється для таких заходів, як: конференція, нарада партнерів, офіційні прийоми і свята, виставки, співбесіди, ділові зустрічі з якого-небудь конкретного приводу, круглі столи.

Незважаючи на те, що в повсякденному житті найчастіше запрошення надходить в усній формі, в ділових комунікаціях більш прийнятною формою є відправка листа, що відрізняється за складом інформації від інших видів письмових повідомлень.

Основні функції листи-запрошення:

  • проінформувати про захід;
  • отримати відповідь про згоду або неможливості взяти участь від конкретного адресата;
  • визначити точну кількість осіб, які підтвердили участь.

Текст запрошення офіційних осіб на захід повинен містити кілька обов’язкових елементів:

  1. дата, час і місце проведення з точним описом маршруту, який допомагає учасникам дістатися до місця без сторонньої допомоги;
  2. тема і програма заходу з визначенням часу, запланованому на кожну його частину;
  3. роль запрошуваного: чи буде він звичайним учасником-слухачем або глядачем, або йому довірено функція доповідача або організатора дискусії;
  4. вказівка ​​на вид дрес-коду, встановленого для всіх учасників;
  5. прохання надати зворотний зв’язок про рішення адресата про участь, замість фрази про необхідність направити відповідь може використовуватися буквене позначення R.S.V.P. – скорочена абревіатура від Repondez sil vous plait, що означає прохання відповісти на лист;
  6. контактні дані організаторів;
  7. додаткова інформація, якщо вона необхідна;
  8. карти і плани розсадження гостей при проведенні самого заходу і банкету.

приклади

Види запрошень можна виділити за кількома підставами для класифікації.

За наявності вказівки ПІБ особи, яку запрошують вони підрозділяться на:

  • іменні;
  • загальні для групи запрошуваних без індивідуального звернення до кожного учасника.

За форматом заходи:

  • офіційні, до яких належать не тільки прийоми, але і конференції, круглі столи;
  • неофіційні.

За мети запрошення діляться на:

  • приватні: Святкування днів народжень, ювілеїв, весіль і;
  • комерційні: Виставки, відкриття магазинів, вернісажів.

Запрошення на захід повинен містити всю необхідну інформацію про те, як і де воно буде проводитися і в який спосіб запрошений повинен підтвердити організаторам свою участь.

Воно може бути особистим, як на наведеному прикладі:

приватне

Також воно може оформлятися без звернення до конкретної особи.

на конференцію

Запрошення на сніданок, обід або вечерю  обов’язково містить інформацію про привід, за яким збираються учасники, і прохання повідомити про прийняття пропозиції.

На обід

Запрошення на прийом, як правило, оформляється особливо строго і урочисто, на папері самого висловити якості. Крім повідомлення про час і місце проведення воно може містити інформацію про формат проведення заходу, і при необхідності плані розсадження гостей.

На прийом

Запрошення на відноситься до категорії найменш суворих форм запрошень. Основне його завдання – це організація особистої зустрічі здобувача з фахівцем по найму персоналу або керівником підрозділу, до якого підбирається новий співробітник.

на співбесіду

способи доставки

Після того, як всі запрошення на заходи підготовлені, необхідно вирішити, якими способами їх краще доставити до адресатів. Вибір доставки залежить від формату і престижності заходу.

  • Якщо це офіційний прийом, то краще вручити більшу частину запрошень особисто в руки запрошеним особам.
  • Для організації участі запрошують в комерційних заходах можна використовувати послуги кур’єрів.
  • Припустимо направляти запрошення поштовими відправленнями, при цьому необхідно враховувати період часу, необхідний для їх доставки.
  • Найбільш поширений і швидкий спосіб доставити запрошення – це відправка по електронній пошті. Однак для особливо урочистих подій такий варіант не рекомендується використовувати.

Також важливо пам’ятати: правила ділового етикету визначають терміни відправки листів, які становлять не менше 2-х тижнів до початку заходу.

Як відповісти на запрошення

Отримавши запрошення, необхідно проінформувати організаторів про своє рішення взяти участь в заході або відхилити пропозицію.

Відповідь надається по-різному, з урахуванням формату заходу. Це може бути дзвінок запрошує стороні за контактними телефонами, вказаними в запрошенні, відправка електронного повідомлення або надання письмового повідомлення в випадках, коли необхідно дотримати вимоги ділового протоколу.

відповідь на запрошен на собесед

При підготовці відповіді, особливо, в разі відмови взяти участь у заході, важливо сформулювати його причину. Якщо реальної причини немає, а йти не хочеться, то краще послатися на зайнятість, оскільки посилання, наприклад, на нездужання або хвороба можуть обернутися неприємностями, адже відмовився може бути помічений на іншому святі, вечорі або банкеті.

Якщо на запрошенні вказана абревіатура R. S. V. P., то відповідь має бути надана обов’язково за контактними телефонами або електронною адресою, зазначеною на бланку. Якщо ж організатори в тексті вказали, що інформувати їх необхідно тільки в разі відмови, то саме так і слід вчинити.

При необхідності поінформувати про свою участь організаторів неофіційних приватних свят, найчастіше не потрібні дотримання будь-яких умовностей. Як правило, достатньо звичайного дзвінка з інформацією про те, прийнято пропозицію або відхилено з якоїсь причини.

Уміння створити якісне запрошення і правильно його прийняти дозволяє демонструвати сторонам шанобливе ставлення один до одного, підкреслювати цінність контактів і бажання підтримувати і розвивати подальше спілкування.

Ссылка на основную публикацию